Custodia y Almacenamiento: El objeto de la custodia y el almacenamiento es la conservación del archivo de una manera adecuada, cumpliendo así con lo expuesto en las normas legales pertinentes, es preciso resaltar que la administración de los documento se realiza en el centro de documentos de File Away S.A.S., la ubicación de los archivos se realiza en estantería industrial. Nuestra sede cuenta con un espacio de 2.100 mts cuadrados, que cuenta con vigilancia las 24 horas del día, extintores de polvo y agua, además de contar con personal idóneo que tendrán el manejo de los archivos y de las consultas a realizar.
Transporte: El archivo debe ser llevado desde las instalaciones de la compañía hasta nuestras instalaciones en la ciudad de Bogotá.
Digitalización: Se realiza la digitalización de toda la información que hace parte del acervo documental de la compañía, incluidos todos los documentos que sean entregados por parte de la misma, el proceso de escaneo comienza desde la recepción de los archivos en nuestras instalaciones, después ser verificara el inventarios recibido, posterior a esto se quitaran los elementos que impidan realizar la labor, es decir ganchos, clips, etc., después se digitaliza la documentación, dándole un nombre especifico al documento en archivo PDF, se crea el índice de las imágenes y será entregado al cliente en los medios magnéticos.
Consultas: nuestra compañía cuenta con la infraestructura necesaria para atender los requerimientos realizados, sean o no de carácter urgente